Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας

Υποβολή Προϋπολογισμών έργων/προγραμμάτων για το οικονομικό έτος 2023 και άλλα διαχειριστικά θέματα

Θέματα προϋπολογισμών και Επιτροπών

Θέμα: Υποβολή Προϋπολογισμών έργων/προγραμμάτων και Επιτροπών για το οικονομικό έτος 2023

Ενόψει της ολοκλήρωσης του τρέχοντος οικονομικού έτους, οι Επιστημονικοί Υπεύθυνοι καλούνται να καταρτίσουν και να καταθέσουν τους προϋπολογισμούς των έργων/προγραμμάτων τους για το οικονομικό έτος 2023. Ειδικότερα:

Τα έργα που έχουν πολυετή διάρκεια, δηλαδή η έναρξη και η λήξη τους εκτείνεται σε περισσότερα του ενός ημερολογιακά έτη χρειάζεται να υποβάλλουν αναλυτικό ετήσιο προϋπολογισμό για το έτος 2023. Επισημαίνεται ότι εφόσον οι προϋπολογιζόμενες δαπάνες του ετήσιου αναλυτικού προϋπολογισμού μεταβάλλουν τα όρια ανά κατηγορία δαπάνης του εγκεκριμένου συνοπτικού προϋπολογισμού, τότε απαιτείται να υποβληθεί επιπλέον, τροποποίηση του συνοπτικού προϋπολογισμού του έργου.

Τα έργα που έχουν αόριστη διάρκεια ή διάρκεια που εκτείνεται σε ένα ημερολογιακό έτος και αντιμετωπίζονται ως ετήσια χρειάζεται να υποβάλλουν αναλυτικό ετήσιο προϋπολογισμό για το έτος 2023.

Σύμφωνα με τα ανωτέρω, η κατάρτιση των προϋπολογισμών του έτους 2023, ανεξαρτήτως του είδους του έργου/προγράμματος (ετήσια ή πολυετή έργα) πραγματοποιείται με την χρήση του εντύπου Ε-ΔΠ-07-Ε13 «Έντυπο Αναλυτικού Ετήσιου Προϋπολογισμού» βάσει των οδηγιών Ε-ΔΠ-07-ΟΕ7 «Οδηγίες Κατάρτισης Προϋπολογισμών Έργων – Προγραμμάτων». Το έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε14 «Έντυπο Συνοπτικού Προϋπολογισμού Πολυετούς Έργου» (πολυετή έργα), απαιτείται να υποβληθεί εκ νέου μόνο εφόσον οι προϋπολογιζόμενες δαπάνες του ετήσιου αναλυτικού προϋπολογισμού μεταβάλλουν τα όρια ανά κατηγορία δαπάνης του εγκεκριμένου συνοπτικού προϋπολογισμού του έργου.

Τα έντυπα και οι οδηγίες κατάρτισης είναι διαθέσιμα στην ιστοσελίδα του Ε.Λ.Κ.Ε.
https://www.elke.uoa.gr/content/entypa#10

Επισημαίνεται ότι για την πραγματοποίηση οποιασδήποτε δαπάνης από 01/01/2023 είναι απαραίτητο να έχει προηγηθεί η έγκριση του ετήσιου προϋπολογισμού των έργων/προγραμμάτων για το 2023 από το Ειδικό Επταμελές Όργανο της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης καθώς και η έγκριση ανάληψης υποχρέωσης για το σύνολο των δαπανών των έργων είτε αυτά είναι ετήσιας είτε πολυετούς διάρκειας. Η έκδοση των αποφάσεων ανάληψης υποχρέωσης για κάθε έργο/πρόγραμμα θα αρχίσει να πραγματοποιείται από τη Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε. από την πρώτη εργάσιμη ημέρα του 2023.

Για διευκόλυνσή σας θα θέλαμε να λάβετε υπόψη σας, κατά την κατάρτιση των προϋπολογισμών των έργων/προγραμμάτων, συμπληρωματικά με τα αναφερόμενα στο Ε-ΔΠ-07-ΟΕ7 «Οδηγίες Κατάρτισης Προϋπολογισμών Έργων – Προγραμμάτων», τα αναφερόμενα στις επιμέρους ανακοινώσεις για θέματα όπως π.χ. αμοιβές προσωπικού, προμήθειες.

Σας υπενθυμίζουμε ότι κατά την πληρωμή των κατηγοριών δαπανών αμοιβών προσωπικού, δαπάνες προμηθειών, υπηρεσιών και μετακινήσεων υπάρχει περίπτωση να προκύψουν τραπεζικά έξοδα τα οποία θα πρέπει να προϋπολογιστούν στο έντυπο του προϋπολογισμού και συγκεκριμένα στην κατηγορία δαπάνης 07.02 με ενδεικτικό εκτιμώμενο ετήσιο κόστος έως 50,00€.

Για την διευκόλυνσή σας κατά την διαδικασία κατάρτισης των προϋπολογισμών μπορείτε να συμβουλευτείτε την επιλογή «Εκτέλεση Προϋπολογισμού» από τα «Οικονομικά Στοιχεία» των ηλεκτρονικών υπηρεσιών στην ιστοσελίδα του Ε.Λ.Κ.Ε. (https://www.elke.uoa.gr/e-elke/BudgetImplementation) όπου απεικονίζεται η εκτέλεση του προϋπολογισμού του έτους 2022 έως την ημέρα επίσκεψής σας στην ιστοσελίδα. Στην εν λόγω επιλογή μπορείτε να ενημερωθείτε από το πεδίο «Δεσμευμένο ποσό επομένου έτους» για το σύνολο των δαπανών που έχουν εγκριθεί από τα αρμόδια όργανα του Ε.Λ.Κ.Ε. ανά κατηγορία δαπάνης του προϋπολογισμού για το έτος 2023. Τα εν λόγω ποσά θα πρέπει κατ’ ελάχιστον να συμπεριληφθούν στις αντίστοιχες κατηγορίες δαπανών των προϋπολογισμών του έτους 2023 που θα κατατεθούν προς τη Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε. καθώς αφορούν σε νομικές δεσμεύσεις προερχόμενες από το 2022 ή προηγούμενα έτη. Επίσης, μπορείτε να δείτε τις πραγματοποιηθείσες δαπάνες των έργων/προγραμμάτων για το έτος που θα επιλέξετε στα «Απολογιστικά Στοιχεία Εσόδων-Εξόδων» στην επιλογή «Οικονομικά Στοιχεία» των ηλεκτρονικών υπηρεσιών στην ιστοσελίδα του Ε.Λ.Κ.Ε.

Παρακαλούμε όπως καταθέσετε άμεσα και κατά προτεραιότητα, τους προϋπολογισμούς των έργων/προγραμμάτων για τους οποίους είτε εκκρεμούν νομικές δεσμεύσεις από το 2022 είτε αναμένεται να πραγματοποιηθούν δαπάνες στην αρχή του έτους καθώς δεν δύναται να πραγματοποιηθεί καμία δαπάνη αν δεν έχει εγκριθεί ο προϋπολογισμός του έργου/προγράμματος από το αρμόδιο όργανο του Ε.Λ.Κ.Ε. και δεν έχει εκδοθεί η απόφαση ανάληψης υποχρέωσης αυτού, από την πρώτη εργάσιμη ημέρα του 2023 και εξής.

Ειδικά για τα έργα/προγράμματα που αντιμετωπίζονται ως ετήσια (έργα χωρίς σαφή ημερομηνία λήξης ή με διάρκεια μικρότερη του οικονομικού έτους), παρακαλούμε όπως κατατεθεί επιπλέον του προϋπολογισμού το αίτημα ορισμού Επιτροπής Αξιολόγησης προσωπικού, με θητεία των Επιτροπών για το έτος 2023. Η θητεία των ήδη εγκεκριμένων Επιτροπών στα έργα ετήσιας διάρκειας, λήγει στις 31/12/2022.

Η υποβολή των εντύπων πραγματοποιείται:
α) μέσω της πλατφόρμας eforms διότι η διαδικασία είναι ευκολότερη και ταχύτερη. Επισημαίνεται ότι τα έντυπα που υποβάλλονται μέσω eforms διεκπεραιώνονται κατά προτεραιότητα.
β) μέσω αποστολής στην ηλεκτρονική διεύθυνση protocol@elke.uoa.gr. Διευκρινίζεται ότι τα έντυπα που υποβάλλονται μέσω email πρέπει να φέρουν υποχρεωτικά προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή και έγκυρη χρονοσήμανση, άλλως θα επιστρέφονται στον αποστολέα ως μη νομίμως υποβληθέντα και,
γ) μέσω κατάθεσης των πρωτότυπα υπογεγραμμένων εντύπων στο Πρωτόκολλο της Μ.Ο.Δ.Υ. Σας υπενθυμίζουμε ότι δια ζώσης μπορείτε να υποβάλλετε καθημερινά τις εργάσιμες ημέρες και κατά τις ώρες 9.00 π.μ.-14.00 μ.μ. στα ακόλουθα σημεία:

Πανεπιστημιούπολη, κτήριο Τ.Υ.Π.Α. - Ε.Λ.Κ.Ε. (ισόγειο),
Χρήστου Λαδά, αριθμός 6, Αθήνα (7ος όροφος),
Ιατρική Σχολή, Κτήριο Διοίκησης Νο 13, 2ος όροφος, Μικράς Ασίας 75, Γουδή,
Αττικό Νοσοκομείο, κτήριο Α.Κ.Ι.Σ.Α. και
Ψαχνά Ευβοίας (Πρ. Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, Συγκρότημα Ευρίπου).

Υπενθυμίζουμε ότι η πλατφόρμα eforms είναι διαθέσιμη στη διεύθυνση https://eforms.elke.uoa.gr και η είσοδος σε αυτή πραγματοποιείται με την συμπλήρωση των στοιχείων σας (username και password), τα οποία χρησιμοποιείτε για την είσοδό σας στο e-mail σας και στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες του Ε.Λ.Κ.Ε. Σε περίπτωση που είστε νέος χρήστης θα πρέπει να κάνετε εγγραφή νέου χρήστη και να ενεργοποιήσετε τις συναινέσεις που σας ζητούνται προκειμένου να εισέλθετε στην Κεντρική Υπηρεσία Πιστοποίησης. Η ανωτέρω διαδικασία εγγραφής νέου χρήστη γίνεται μόνο την πρώτη φορά που εισέρχεστε στην πλατφόρμα eforms. Μετά την είσοδό σας επιλέγετε τη φόρμα «Νέο Έντυπο» και ακολούθως τη φόρμα που σας ενδιαφέρει.

Για αναλυτικές οδηγίες συμπλήρωσης των εντύπων παρακαλούμε όπως επιλέξετε το πεδίο «Οδηγός χρήσης» της πλατφόρμας eforms.

Σε περίπτωση αντιμετώπισης προβλημάτων κατά τη χρήση της πλατφόρμας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή του μενού «ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ» της εφαρμογής προκειμένου να αντιμετωπιστούν άμεσα.

Τέλος, σας ενημερώνουμε ότι σε σύντομο διάστημα στο πλαίσιο εφαρμογής της νομοθεσίας για την ψηφιακή διακυβέρνηση και την ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων η Υπηρεσία θα μεταβεί σε αποκλειστική χρήση της πλατφόρμας eforms για την υποβολή αιτημάτων/εγγράφων προς τη Μ.Ο.Δ.Υ. Κατά συνέπεια παρακαλείσθε όλοι να εγγραφείτε άμεσα στην πλατφόρμα eforms, να δώσετε πρόσβαση στους συνεργάτες σας εφόσον επιθυμείτε και να συμβουλευτείτε τον οδηγό χρήσης της πλατφόρμας έτσι ώστε να υπάρξει ομαλή μετάβαση στην αποκλειστική χρήση της.

Θέματα Απασχόλησης

Θέμα: Υποβολή αιτημάτων πληρωμής για αμοιβές προσωπικού, υποτροφίες και δικαιώματα

Τα αιτήματα πληρωμής για αμοιβές πάσης φύσεως προσωπικού, υποτροφίες και συγγραφικά δικαιώματα, τα οποία θα κατατεθούν έως και την 31^η.12.2022 στο Πρωτόκολλο της Μ.Ο.Δ.Υ, θα βαρύνουν τον προϋπολογισμό του οικονομικού έτους 2022. Οι Επιστημονικοί Υπεύθυνοι κατά την κατάρτιση του προϋπολογισμού του έργου/προγράμματός τους οφείλουν να συμπληρώσουν ανά κατηγορία δαπανών (3.1. έως 3.7) του προϋπολογισμού του 2023, συνολικό ποσό το οποίο θα περιλαμβάνει: α) τυχόν ποσό που αφορά σε πολυετή δέσμευση που εγκρίθηκε εντός του 2022 ή προγενέστερου έτους από το 2022 και θα βαρύνει τον προϋπολογισμό του 2023, β) το ποσό των δαπανών που αναμένεται να πραγματοποιήσουν εντός του οικονομικού έτους 2023 και γ) το ποσό του ανεξόφλητου μέρους των συμβάσεων αμοιβών, υποτροφιών ή δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας που αφορούν διάστημα έως την 31^η.12.2022 και δεν αναμένεται να υποβληθούν για τυχόν έκτακτους λόγους, τα αντίστοιχα αιτήματα πληρωμής έως την ως άνω ημερομηνία.

Σημειώνεται ότι τα αιτήματα πληρωμής που αφορούν α) σε απόδοση δικαιωμάτων, η κατάθεση των αιτημάτων πληρωμής, πραγματοποιείται υποχρεωτικά εντός του ίδιου οικονομικού έτους από την ημερομηνία που έλαβε χώρα η είσπραξη των αντίστοιχων εισροών και σε κάθε περίπτωση όχι πέραν της 30^ης Ιουνίου του επομένου έτους και β) οι αμοιβές ελευθέρων επαγγελματιών, οι οποίοι εκδίδουν τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών, δύναται να καταχωρισθούν στα βιβλία της Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε. το αργότερο έως και την 13^η.1.2023 εφόσον τα τιμολόγια παροχής υπηρεσιών φέρουν ημερομηνία έκδοσης έως 31.12.2022.

Θέματα Προμηθειών

Θέμα: Υποβολή αιτημάτων πληρωμής για προμήθειες ειδών/παροχής υπηρεσιών

Τα αιτήματα πληρωμής για την εξόφληση δαπανών που αφορούν στην προμήθεια ειδών ή την παροχή υπηρεσιών και τα τιμολόγια που έχουν εκδοθεί από τους αναδόχους τα οποία φέρουν ημερομηνία έκδοσης έως και 31.12.2022, θα πρέπει να καταχωρισθούν στα βιβλία της Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε. το αργότερο έως και 13.1.2023.

Οι Επιστημονικοί Υπεύθυνοι κατά την κατάρτιση του προϋπολογισμού του έργου/προγράμματός τους οφείλουν να συμπληρώσουν ανά κατηγορία δαπάνης του προϋπολογισμού του 2023 στο πεδίο «Προϋπολογισμός Δαπανών» ποσό το οποίο θα περιλαμβάνει: α) το ποσό του ανεκτέλεστου μέρους των συμβάσεων προμήθειας ειδών ή παροχής υπηρεσιών, η διάρκεια των οποίων εκτείνεται πέραν της 31^ης.12.2022, β) το ποσό που αφορά σε πολυετή δέσμευση του 2022 ή προηγούμενων ετών, η οποία βαρύνει τον προϋπολογισμό του 2023 και γ) το ποσό των δαπανών που αναμένεται να πραγματοποιήσουν εντός του οικονομικού έτους 2023.

Ιδιαίτερα οι απευθείας αναθέσεις που έχουν εγκριθεί το 2022 χωρίς να έχει γίνει σχετική πρόβλεψη ότι μέρος ή και το σύνολο αυτών θα πραγματοποιηθεί σε επόμενα οικονομικά έτη, ισχύουν μόνο για το τρέχον οικονομικό έτος και θα πρέπει υποχρεωτικά να τιμολογηθούν έως 31/12/2022. Σε διαφορετική περίπτωση δεν θα είναι δυνατή η εξόφλησή τους. Τα προαναφερόμενα ισχύουν και για την τιμολόγηση συμβάσεων προμηθειών ειδών ή παροχής υπηρεσιών, οι οποίες υλοποιούνται κατόπιν άλλης διαγωνιστικής διαδικασίας πλην της απευθείας ανάθεσης, με διάρκεια έως 31/12/2022.

Επισημαίνεται ότι τα αιτήματα απευθείας αναθέσεων που θα κατατεθούν στο πρωτόκολλο του Ε.Λ.Κ.Ε. από τις 27/12/2022 θα παραλαμβάνονται κανονικά αλλά θα εγκριθούν το επόμενο έτος (2023), για το λόγο αυτό παρακαλείστε να συμπεριλάβετε τα αντίστοιχα ποσά αυτών στον προϋπολογισμό του οικονομικού έτους 2023.

Σας υπενθυμίζουμε ότι κατά την πληρωμή των δαπανών προμηθειών και υπηρεσιών υπάρχει περίπτωση να προκύψουν τραπεζικά έξοδα τα οποία θα πρέπει να προϋπολογιστούν στο έντυπο του προϋπολογισμού και συγκεκριμένα στην κατηγορία δαπάνης 07.02 με ενδεικτικό εκτιμώμενο ετήσιο κόστος έως 50,00€.

Η υποβολή των εντύπων πραγματοποιείται:
α) μέσω της πλατφόρμας eforms διότι η διαδικασία είναι ευκολότερη και ταχύτερη. Επισημαίνεται ότι τα έντυπα που υποβάλλονται μέσω eforms διεκπεραιώνονται κατά προτεραιότητα.
β) μέσω αποστολής στην ηλεκτρονική διεύθυνση protocol@elke.uoa.gr. Διευκρινίζεται ότι τα έντυπα που υποβάλλονται μέσω email πρέπει να φέρουν υποχρεωτικά προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή και έγκυρη χρονοσήμανση, άλλως θα επιστρέφονται στον αποστολέα ως μη νομίμως υποβληθέντα και,
γ) μέσω κατάθεσης των πρωτότυπα υπογεγραμμένων εντύπων στο Πρωτόκολλο της Μ.Ο.Δ.Υ. καθημερινά, τις εργάσιμες ημέρες και κατά τις ώρες εξυπηρέτησης κοινού (9.00 – 14.00), στα εξής σημεία:
α) Πανεπιστημιόπολη Ζωγράφου, κτήριο Τ.Υ.Π.Α.-Ε.Λ.Κ.Ε. , στο ισόγειο,
β) Αθήνα, Χρήστου Λαδά 6, 7ος όροφος,
γ) Ιατρική Σχολή, Κτήριο Διοίκησης Νο 13, 2ος όροφος, Μικράς Ασίας 75, Γουδή,
δ) Αττικό Νοσοκομείο, κτήριο Α.Κ.Ι.Σ.Α. και
ε) Ψαχνά Ευβοίας, πρώην Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, Συγκρότημα Ευρίπου.

Υπενθυμίζουμε ότι η πλατφόρμα eforms είναι διαθέσιμη στη διεύθυνση https://eforms.elke.uoa.gr και η είσοδος σε αυτή πραγματοποιείται με τη συμπλήρωση των στοιχείων σας (username και password), τα οποία χρησιμοποιείτε για την είσοδό σας στο e-mail σας και στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες του Ε.Λ.Κ.Ε. Σε περίπτωση που είστε νέος χρήστης θα πρέπει να κάνετε εγγραφή νέου χρήστη και να ενεργοποιήσετε τις συναινέσεις που σας ζητούνται προκειμένου να εισέλθετε στην Κεντρική Υπηρεσία Πιστοποίησης. Η ανωτέρω διαδικασία εγγραφής νέου χρήστη γίνεται μόνο την πρώτη φορά που εισέρχεστε στην πλατφόρμα eforms. Μετά την είσοδό σας επιλέγετε τη φόρμα «Νέο Έντυπο» και ακολούθως τη φόρμα που σας ενδιαφέρει.

Όσοι αντιμετωπίσετε δυσκολίες στη χρήση των eforms μπορείτε να απευθύνεστε στις αποκεντρωμένες μονάδες του Ε.Λ.Κ.Ε. στις Σχολές σας προκειμένου να σας υποστηρίξουν στη διαδικασία υποβολής των ανωτέρω εντύπων μέσω των eforms.

Τέλος, σας ενημερώνουμε ότι σε σύντομο διάστημα στο πλαίσιο εφαρμογής της νομοθεσίας για την ψηφιακή διακυβέρνηση και την ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων η Υπηρεσία θα μεταβεί σε αποκλειστική χρήση της πλατφόρμας eforms για την υποβολή αιτημάτων/εγγράφων προς τη Μ.Ο.Δ.Υ. Κατά συνέπεια παρακαλείσθε όλοι να εγγραφείτε άμεσα στην πλατφόρμα eforms, να δώσετε πρόσβαση στους συνεργάτες σας εφόσον επιθυμείτε και να συμβουλευτείτε τον οδηγό χρήσης της πλατφόρμας έτσι ώστε να υπάρξει ομαλή μετάβαση στην αποκλειστική χρήση της.

Θέματα Μετακινήσεων

Θέμα: Υποβολή αιτημάτων πληρωμής για μετακινήσεις

Τα αιτήματα πληρωμής για δαπάνες μετακίνησης (έξοδα κίνησης, διαμονής και ημερήσια αποζημίωση) οι οποίες διενεργήθηκαν εντός του οικονομικού έτους 2022, θα πρέπει να κατατεθούν στο Πρωτόκολλο της Μ.Ο.Δ.Υ. το αργότερο έως την 31^η.12.2022. Σε περίπτωση μη υποβολής των σχετικών αιτημάτων πληρωμής έως την ως άνω ημερομηνία για τυχόν έκτακτους λόγους, οι Επιστημονικοί Υπεύθυνοι κατά την κατάρτιση του προϋπολογισμού κάθε έργου/προγράμματος οφείλουν να συμπληρώσουν στην κατηγορία δαπανών 4.8 του προϋπολογισμού του έτους 2023: α) ποσό το οποίο θα περιλαμβάνει τις δαπάνες μετακίνησης που διενεργήθηκαν εντός του 2022 για τις οποίες δεν είχε κατατεθεί αίτημα πληρωμής έως την 31^η.12.2022, και β) ποσό που αντιστοιχεί στις δαπάνες που θα αφορούν στις μετακινήσεις που θα διενεργηθούν εντός του 2023.

Σας υπενθυμίζουμε ότι κατά την πληρωμή των μετακινήσεων υπάρχει περίπτωση να προκύψουν τραπεζικά έξοδα τα οποία θα πρέπει να προϋπολογιστούν στο έντυπο του προϋπολογισμού και συγκεκριμένα στην κατηγορία δαπάνης 07.02 με ενδεικτικό εκτιμώμενο ετήσιο κόστος έως 50,00€.

Θέματα Εσόδων

Θέμα: Υποβολή αποδείξεων παροχής υπηρεσιών και αιτημάτων για την έκδοση παραστατικών από τη Μ.Ο.Δ.Υ.

Παρακαλείσθε να καταθέσετε άμεσα και σε κάθε περίπτωση όχι πέραν της 21^ης.12.2022 είτε τις αποδείξεις παροχής υπηρεσιών είτε τις επιστολές για την έκδοση παραστατικών στο Πρωτόκολλο της Μ.Ο.Δ.Υ. έτσι ώστε να γίνει άμεσα η λογιστικοποίηση των εσόδων των έργων/προγραμμάτων σας για ποσά που έχουν κατατεθεί σε τραπεζικούς λογαριασμούς εντός του 2022 καθώς επίσης και να εκδοθούν τιμολόγια για την είσπραξη εσόδων. Μετά την ως άνω ημερομηνία, κανένα τιμολόγιο δεν δύναται να εκδοθεί με ημερομηνία εντός του έτους 2022.