Αγαπητές και αγαπητοί συνάδελφοι,
όπως ήδη έχετε ενημερωθεί, από την 01/01/2026 θα χρησιμοποιούμε μια νέα πλατφόρμα για τη διαχείριση των προγραμμάτων στον Ε.Λ.Κ.Ε., την πλατφόρμα resCom που έχει αναπτυχθεί και συντηρείται από τον Ε.Λ.Κ.Ε του Α.Π.Θ.
Εν όψει της ομαλής μετάβασης της Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε στο νέο πληροφοριακό σύστημα resCom, οφείλουμε να τηρήσουμε ένα ανελαστικό χρονοδιάγραμμα στη ροή εργασιών της Υπηρεσίας και θα θέλαμε να θέσουμε υπόψη σας τις ημερομηνίες που θα τηρηθούν αυστηρά από τα Τμήματα αναφορικά με την παραλαβή των παραστατικών.
Προϋπολογισμοί Έργων
Παρακαλούνται οι Επιστημονικοί Υπεύθυνοι να καταθέσουν τους προϋπολογισμούς έτους 2026 για τα προγράμματά τους έως την Παρασκευή 15 Νοεμβρίου 2025, ώστε να διασφαλιστεί η έγκαιρη προσαρμογή των δεδομένων στο νέο πληροφοριακό περιβάλλον.
Διάρκεια Έργων
Σύμφωνα με τις προβλέψεις του νέου συστήματος, δεν θα υποστηρίζονται έργα αορίστου διάρκειας. Ως εκ τούτου, τα έργα αυτής της κατηγορίας, θα μετατραπούν σε έργα πενταετούς διάρκειας. Για το λόγο αυτό, παρακαλούνται οι Επιστημονικοί Υπεύθυνοι να υποβάλουν πέραν του ετήσιου προϋπολογισμού 2026 και συνοπτικό προϋπολογισμό πενταετίας.
Τιμολόγια και Παραστατικά
- Η κατάθεση των τιμολογίων και των παραστατικών των προμηθευτών θα γίνει έως την 01/12/2025. Μετά την παρέλευση αυτής της ημερομηνίας, παραστατικά που δεν υπεβλήθησαν ή δεν είναι πλήρη δεν θα μπορούν να υλοποιηθούν και δεν θα γίνονται δεκτά από την Υπηρεσία.
- Ειδικά σε ό,τι αφορά τα τιμολόγια που εκδίδει ο Ε.Λ.Κ.Ε.:
2.α. Συμβάσεις παροχής υπηρεσιών που έχουν υπογραφεί και έχει υποβληθεί το παραδοτέο:
- Ημερομηνία κατάθεσης έως 01/12/2025
- Έκδοση παραστατικού έως 01/12/2025
2.β. Όσες υπογραφούν μετά την 01η/12/2025 θα εκκαθαριστούν το έτος 2026.
2.γ. Υπογραφή συμβάσεων ομιλιών μελών Δ.Ε.Π. και δωρεών θα υπογραφούν έως 31/12/2025 (δεδομένου ότι μετά την ομιλία ή την υπογραφή της σύμβασης εκδίδεται το παραστατικό).
2.δ. Πληρωμές με RF και e-commerce εκδίδονται μετά την κατάθεση στον τραπεζικό λογαριασμό του Ε.Λ.Κ.Ε.
Αμοιβές Προσωπικού
Για να μην έχουμε προβλήματα με τις αμοιβές προσωπικού κατά τη μετάβαση θα πρέπει οι Επιστημονικοί Υπεύθυνοι να κάνουμε τα εξής:
- Για τα αιτήματα πληρωμής των δικαιούχων που αφορούν αμοιβές, να κατατίθενται άμεσα στο τέλος κάθε μήνα, χωρίς καθυστερήσεις.
- Για όσους δικαιούχους δεν έχουν κατατεθεί από τους Επιστημονικούς Υπευθύνους αιτήματα πληρωμής αμοιβών για προηγούμενα χρονικά διαστήματα, (προηγούμενους μήνες) ή και για συμβάσεις που έχουν λήξει, τα αιτήματα πληρωμής να κατατεθούν άμεσα και έως την 01.12.2025, ώστε να πληρωθούν πριν τη μετάβαση στη νέα εφαρμογή.
- Σε περιπτώσεις αιτημάτων πληρωμής που υφίστανται εκκρεμότητες για τις οποίες έχετε ενημερωθεί, είτε μέσω της εφαρμογής Workflow, είτε μέσω email, είτε τηλεφωνικά, πρέπει να γίνουν όλες οι απαραίτητες ενέργειες έως την 01.12.2025 ώστε να επιλυθούν και τα αιτήματα πληρωμής να πληρωθούν το αργότερο μέχρι 31/12/2025. Σε διαφορετική περίπτωση, τα αιτήματα πληρωμής θα ακυρωθούν και θα απαιτηθεί να κατατεθούν εκ νέου μέσω της εφαρμογής resCom.
Προμήθειες
Οι απευθείας αναθέσεις θα εγκριθούν έως την 30η/11/2025.
Τα αιτήματα πληρωμής θα πρέπει να κατατεθούν έως 01/12/2025.
Μέσα στο μήνα Δεκέμβριο δεν θα υλοποιηθούν νέες διαδικασίες προμηθειών.
Για όλες τις απευθείας αναθέσεις και για τις συμβάσεις που έχουν προηγηθεί μέσα στο έτος και δεν έχουν εξοφληθεί, να ενημερωθούν οι ανάδοχοι προκειμένου να εκδώσουν έγκαιρα τα τιμολόγιά τους και να κατατεθούν προς διεκπεραίωση από την Υπηρεσία μας.
Επισημαίνεται ότι η ορθή κατηγοριοποίηση και η έγκαιρη υποβολή των αιτημάτων είναι απαραίτητη για την αποτελεσματική διαχείριση των έργων, καθώς και για την αποφυγή καθυστερήσεων στη διαδικασία διεκπεραίωσής τους.
Για γενικές πληροφορίες και τυχόν απορίες σχετικά με την υποβολή αιτημάτων, μπορείτε να απευθύνεστε αποκλειστικά στην Υπηρεσία Υποστήριξης και Αρωγής Χρηστών (Helpdesk) μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο: helpdesk@elke.uoa.gr.
Σας ευχαριστώ θερμά εκ των προτέρων για τη συνεργασία μας.
Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών του Ε.Λ.Κ.Ε./Ε.Κ.Π.Α.
Καθηγητής Ευστάθιος Π. Ευσταθόπουλος
Αντιπρύτανης Έρευνας και Καινοτομίας
