Θέμα : Ενημέρωση σχετικά με την υποβολή/κατάθεση εγγράφων στο πρωτόκολλο της Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε. στο Παράρτημα του Συγκροτήματος Ευρίπου, στα Ψαχνά-Ευβοίας
Με αφορμή την αποχώρηση, λόγω συνταξιοδότησης, στελέχους της Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε. από το Συγκρότημα Ευρίπου, στα Ψαχνά Ευβοίας, θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε σχετικά με την υποβολή/κατάθεση εγγράφων στο πρωτόκολλο που διατηρεί η Μ.Ο.Δ.Υ. στην εν λόγω διεύθυνση. Συγκεκριμένα μέχρι να αναπληρωθεί η θέση του συνταξιοδοτηθέντος στελέχους, η υποβολή των αιτημάτων σας προς τη Μ.Ο.Δ.Υ./Ε.Λ.Κ.Ε. μπορεί να πραγματοποιηθεί με τους παρακάτω τρόπους:
- Με τη χρήση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών της Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε. και ειδικότερα της πλατφόρμας «eForms» στη διεύθυνση: https://eforms.elke.uoa.gr/ η οποία και συστήνεται από την Υπηρεσία ως η πλέον επωφελής. Η πρόσβαση σε αυτή πραγματοποιείται με τη χρήση των ιδρυματικών κωδικών (username και password), τους οποίους εισάγετε κατά την είσοδο στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας (e-mail). Επισημαίνεται ότι μη μέλη της πανεπιστημιακής κοινότητας μπορούν να έχουν πρόσβαση σε κάποια έντυπα με τη χρήση των προσωπικών τους κωδικών taxisnet.
Τα οφέλη από τη χρήση της πλατφόρμας «eForms» είναι πολλαπλά καθώς:
Α) τα αιτήματα που υποβάλλονται μέσω της πλατφόρμας «eForms» πρωτοκολλούνται κατά προτεραιότητα και διακινούνται μόνο ηλεκτρονικά στα αρμόδια Τμήματα, για τη διεκπεραίωσή τους, κατά συνέπεια, μειώνεται περίπου κατά 35% ο συνολικός χρόνος ολοκλήρωσής τους από τη Μ.Ο.Δ.Υ.
Β) η διαλειτουργικότητα των «eForms» με το πληροφοριακό σύστημα της Μ.Ο.Δ.Υ. παρέχει τη δυνατότητα:
αα) προσυμπλήρωσης αιτούμενων στοιχείων, όπως για παράδειγμα ο ΑΔΑ του τελευταίου εγκεκριμένου προϋπολογισμού, τα στοιχεία του Επιστημονικού Υπευθύνου κ.ά., γεγονός που αυξάνει την ορθότητα συμπλήρωσης των στοιχείων αυτών και μειώνει τη δυσκολία και το χρόνο καταγραφής τους από τους Επιστημονικούς Υπευθύνους και τους εξουσιοδοτημένους συνεργάτες τους, και
ββ) αυτόματης άντλησης και καταχώρισης στοιχείων των υποβληθέντων αιτημάτων/εγγράφων στο πληροφοριακό σύστημα της Μ.Ο.Δ..Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε., με αποτέλεσμα να αποφεύγονται σφάλματα κατά τη επεξεργασία τους από το προσωπικό της Μ.Ο.Δ.Υ. και να μειώνεται ο χρόνος διεκπεραίωσής τους.
- Εναλλακτικά, η υποβολή/κατάθεση των εγγράφων μπορεί να πραγματοποιηθεί μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) στην ηλεκτρονική διεύθυνση του πρωτοκόλλου της Υπηρεσίας: protocol@elke.uoa.gr. Στο σημείο αυτό θα θέλαμε να σας επισημάνουμε ότι διεκπεραιώνονται από την Υπηρεσία όσα έγγραφα φέρουν προηγμένη ψηφιακή υπογραφή του/των υπογράφοντος/ντων ή έχουν εκδοθεί μέσω της ενιαίας ψηφιακής πύλης της δημόσιας διοίκησης gov.gr (ψηφιακή βεβαίωση). Στη δεύτερη περίπτωση, σας ενημερώνουμε ότι δύναται να εισαχθούν περισσότερες από δύο υπογραφές σε ένα έγγραφο (π.χ. σύμβαση, πρακτικό οριστικής παραλαβής κ.α.).
Σας υπενθυμίζουμε ότι, για τα επισυναπτόμενα έγγραφα των e-mails τα οποία δεν φέρουν προηγμένη ψηφιακή υπογραφή ή ψηφιακή βεβαίωση μέσω του gov.gr (π.χ. έγγραφα με σαρωμένη υπογραφή), θα ζητείται από τον αποστολέα η επανυποβολή τους πληρώντας τις παραπάνω προϋποθέσεις.
Υπενθυμίζεται ότι, κάθε ηλεκτρονικό μήνυμα θα πρέπει να έχει σαφές θέμα και ένα μόνο αίτημα προς πρωτοκόλληση (εκτός των περιπτώσεων που υπάρχει διαφορετική ενημέρωση από τη Μ.Ο.Δ.Υ. π.χ έντυπο αποδοχής έργου, αίτημα διενέργειας πρόσκλησης), π.χ. θέμα ηλεκτρονικού μηνύματος: «ΚΕ 99999 Αίτημα πληρωμής του κ. ………» και συνημμένο το αίτημα του επιστημονικού υπευθύνου με τα απαραίτητα παραστατικά του (σε ένα αρχείο σε μορφή pdf).
Επίσης, το κάθε μήνυμα θα πρέπει να έχει επισυναπτόμενα και τα μεμονωμένα ψηφιακά υπογεγραμμένα έγγραφα καθώς και ένα ΚΟΙΝΟ αρχείο σε μορφή pdf και όχι πολλά διαφορετικού τύπου αρχεία (εκτός των περιπτώσεων που υπάρχει διαφορετική ενημέρωση από τη Μ.Ο.Δ.Υ. π.χ έντυπο αποδοχής έργου, αίτημα διενέργειας πρόσκλησης). Επομένως, ο αποστολέας θα πρέπει να έχει φροντίσει να ενοποιήσει όλα τα επισυναπτόμενα αρχεία, οποιουδήποτε τύπου, σε ένα αρχείο pdf ώστε να μην υπάρχουν καθυστερήσεις στην πρωτοκόλληση των εγγράφων. Για την ενοποίηση των αρχείων, μπορείτε να επισκεφθείτε ενδεικτικά τις διευθύνσεις: https://online2pdf.com/doc-to-pdf και https://smallpdf.com/.
- Τέλος, η υποβολή/κατάθεση των εγγράφων μπορεί να γίνει και διά ζώσης στο πρωτόκολλο που λειτουργεί στο Συγκρότημα Ευρίπου, στα Ψαχνά Ευβοίας, καθημερινά, τις εργάσιμες ημέρες, από τις 9.00π.μ. έως τις 14.00μ.μ. Τα έγγραφα, τα οποία θα παραληφθούν με αυτό τον τρόπο, θα προωθηθούν στα γραφεία της Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε. στην Αθήνα, μέσω υπηρεσίας ταχυμεταφορών, με τη χρονική καθυστέρηση που μπορεί να συνεπάγεται η εν λόγω διακίνηση.
Επιπρόσθετα, θα θέλαμε να σας υπενθυμίσουμε ότι η Διοίκηση της Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε. αναγνωρίζει τη σπουδαιότητα και την αναγκαιότητα της εύρυθμης λειτουργίας των υπηρεσιών που παρέχονται στο Συγκρότημα Ευρίπου και έχει θέσει ως προτεραιότητα την άμεση πλήρωση της θέσης του συνταξιοδοτηθέντος στελέχους της, προκειμένου να καλύψει τις απαιτούμενες ανάγκες, το συντομότερο δυνατό.
Από τη Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε.