Η Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε. ενημερώνει για τα ακόλουθα ζητήματα ενόψει της έναρξης του οικονομικού έτους 2025:
- Οι Επιστημονικοί Υπεύθυνοι, οι οποίοι δεν έχουν υποβάλλει τους προϋπολογισμούς των έργων/προγραμμάτων τους για το οικονομικό έτος 2025, παρακαλούνται να τους καταρτίσουν και να τους υποβάλουν το συντομότερο δυνατό, άλλως δεν θα είναι δυνατή η έγκριση, εκτέλεση ή εξόφληση καμίας δαπάνης εντός του 2025.
- Η υποχρέωση υποβολής και έγκρισης αναλυτικού ετήσιου προϋπολογισμού ισχύει για όλα τα έργα/προγράμματα, ανεξαρτήτως της διάρκειας αυτών (ετήσια ή πολυετή).
- Ειδικά για τα έργα/προγράμματα που αντιμετωπίζονται ως ετήσια (έργα χωρίς σαφή ημερομηνία λήξης ή με διάρκεια μικρότερη του οικονομικού έτους), παρακαλούμε όπως υποβληθεί επιπλέον του προϋπολογισμού και αίτημα ορισμού Επιτροπής Αξιολόγησης προσωπικού για το έτος 2025.
- Η υποβολή των εντύπων πραγματοποιείται μέσω της πλατφόρμας eForms.
- Απαραίτητη προϋπόθεση για την έγκριση εκτέλεσης δαπανών ή την πληρωμή δαπανών ή αμοιβών, ακόμη κι αν η έγκριση αυτών έγινε εντός του 2024 ή προγενέστερα, είναι: α) η έγκριση του προϋπολογισμού για το έτος 2025 κάθε έργου/προγράμματος και β) η έκδοση απόφασης ανάληψης υποχρέωσης.
- Η έκδοση αποφάσεων έγκρισης προϋπολογισμών, καθώς και ορισμού Επιτροπών Αξιολόγησης προσωπικού, δύναται να πραγματοποιείται εντός του 2024, αλλά η ισχύς τους θα αφορά στο έτος 2025, ενώ η έκδοση αποφάσεων ανάληψης υποχρέωσης για κάθε έργο/πρόγραμμα θα πραγματοποιείται από τη Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε. από την πρώτη εργάσιμη ημέρα του 2025 και εξής.
- Τα αιτήματα πληρωμής, τα οποία συνοδεύονται από τιμολόγιο για την προμήθεια ειδών ή την παροχή υπηρεσιών με ημερομηνία έκδοσης έως 31.12.2024, θα παραλαμβάνονται προς καταχώριση στα βιβλία της Μ.Ο.Δ.Υ. έως και 10.1.2025. Μετά την ως άνω ημερομηνία, κανένα τιμολόγιο του 2024 δεν δύναται να εξοφληθεί.
- Ιδιαίτερα οι απευθείας αναθέσεις που εγκρίθηκαν το 2024 χωρίς να έχει γίνει σχετική πρόβλεψη ότι μέρος ή και το σύνολο αυτών θα πραγματοποιηθεί σε επόμενα οικονομικά έτη, ισχύουν μόνο για το τρέχον οικονομικό έτος και θα πρέπει υποχρεωτικά να τιμολογηθούν έως 31/12/2024. Σε διαφορετική περίπτωση δεν θα είναι δυνατή η εξόφλησή τους. Τα προαναφερόμενα ισχύουν και για την τιμολόγηση συμβάσεων προμηθειών, ειδών ή παροχής υπηρεσιών, οι οποίες υλοποιούνται κατόπιν άλλης διαγωνιστικής διαδικασίας πλην της απευθείας ανάθεσης, με διάρκεια έως 31/12/2024.
- Παρακαλείσθε να υποβάλετε άμεσα και σε κάθε περίπτωση όχι πέραν της 20ης.12.2024 είτε τις αποδείξεις παροχής υπηρεσιών (Α.Π.Υ.) είτε τις σχετικές αιτήσεις για την έκδοση παραστατικών (Ε-ΔΠ-05-Ε1-Επιστολή για έκδοση παραστατικού), έτσι ώστε να γίνει άμεσα η λογιστικοποίηση των εσόδων που έχουν κατατεθεί εντός του 2024 σε τραπεζικούς λογαριασμούς των έργων/προγραμμάτων σας, καθώς επίσης και να εκδοθούν τιμολόγια για την είσπραξη εσόδων. Μετά την ως άνω ημερομηνία, κανένα τιμολόγιο δεν δύναται να εκδοθεί με ημερομηνία εντός του έτους 2024.
Υπενθυμίζουμε ότι η πλατφόρμα eForms είναι διαθέσιμη στη διεύθυνση https://eforms.elke.uoa.gr και η είσοδος σε αυτή πραγματοποιείται με την συμπλήρωση των στοιχείων σας (username και password), τα οποία χρησιμοποιείτε για την είσοδό σας στο e-mail σας και στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες του Ε.Λ.Κ.Ε. Σε περίπτωση που είστε νέος χρήστης θα πρέπει να κάνετε εγγραφή νέου χρήστη και να ενεργοποιήσετε τις συναινέσεις που σας ζητούνται προκειμένου να εισέλθετε στην Κεντρική Υπηρεσία Πιστοποίησης. Η ανωτέρω διαδικασία εγγραφής νέου χρήστη γίνεται μόνο την πρώτη φορά που εισέρχεστε στην πλατφόρμα eForms. Μετά την είσοδό σας επιλέγετε τη φόρμα «Νέο Έντυπο» και ακολούθως τη φόρμα που σας ενδιαφέρει.
Για αναλυτικές οδηγίες συμπλήρωσης των εντύπων παρακαλούμε όπως επιλέξετε το πεδίο «Οδηγός χρήσης» της πλατφόρμας eForms.
Επιπλέον, μπορείτε να αναζητήσετε τα video των διαδικτυακών σεμιναρίων (webinars) για τη χρήση των eForms στο σύνδεσμο: https://www.elke.uoa.gr/content/webinar-videos, καθώς επίσης μπορείτε να απευθύνεστε και στις κατά τόπους Aποκεντρωμένες Mονάδες του Ε.Λ.Κ.Ε. στις Σχολές του Ε.Κ.Π.Α. προκειμένου να σας υποστηρίξουν στη διαδικασία υποβολής των ανωτέρω εντύπων μέσω των eForms.
Σε περίπτωση αντιμετώπισης προβλημάτων κατά τη χρήση της πλατφόρμας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή του μενού «ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ» της εφαρμογής προκειμένου αυτά να αντιμετωπιστούν άμεσα.
Παρακαλείσθε όλοι να εγγραφείτε στην πλατφόρμα eForms και να δώσετε πρόσβαση στους συνεργάτες σας, εφόσον το επιθυμείτε.
Για περισσότερες πληροφορίες για την υποβολή προϋπολογισμών έργων/προγραμμάτων για το οικονομικό έτος 2025 και άλλα διαχειριστικά θέματα μπορείτε να δείτε (αριστερά στα σχετικά αρχεία) τις συνημμένες ενημερωτικές επιστολές:
1. Θέματα Προϋπολογισμών και Επιτροπών
2. Θέματα Απασχόλησης
3. Θέματα Προμηθειών
4. Θέματα Μετακινήσεων
5. Θέματα Εσόδων
