ΕΚΠΑ - ΕΛΚΕ

Μετακινήσεις προσωπικού

Στους απασχολουμένους στα ερευνητικά προγράμματα που διαχειρίζεται ο Ειδικός Λογαριασμός, καταβάλλονται έξοδα κίνησης και εκτός έδρας αποζημίωση, εφόσον υπάρχει σχετική πρόβλεψη και πίστωση στον εγκεκριμένο, από την Επιτροπή Ερευνών προϋπολογισμό κάθε έργου, και ενεργή σύμβαση απασχόλησης στο συγκεκριμένο ερευνητικό πρόγραμμα, όπου αυτό απαιτείται από τον Φορέα Χρηματοδότησης.

Για κάθε μετακίνηση, στο πλαίσιο των ερευνητικών προγραμμάτων, απαραίτητη είναι η συμπλήρωση Ημερολογίου Κίνησης όπου αναφέρεται ο χρόνος και ο τόπος μετάβασης και παραμονής, αιτιολογείται το ταξίδι και βεβαιώνεται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο η πραγματοποίηση της μετακίνησης, για τους σκοπούς του προγράμματος. Στο ημερολόγιο κίνησης επισυνάπτονται τα πρωτότυπα δικαιολογητικά (εισιτήρια, τιμολόγια, καθώς και άλλα δικαιολογητικά που αποδεικνύουν την πραγματοποίηση της μετακίνησης και της δαπάνης).

Για την μετακίνηση εκτός έδρας στο εσωτερικό και εξωτερικό, είναι αναγκαία η άδεια από τα αρμόδια όργανα η οποία προσκομίζεται στον Ε.Λ.Κ.Ε., όταν απαιτείται από την σύμβαση του έργου.

1) Μετακινήσεις Εσωτερικού

Στους μετακινούμενους στο εσωτερικό καταβάλλεται ημερήσια εκτός έδρας αποζημίωση, έξοδα ξενοδοχείου και δαπάνη εισιτηρίων ή χρήσης αυτοκινήτου (ανάλογα με την χιλιομετρική απόσταση). Πιο αναλυτικά:

α) Ημερήσια εκτός έδρας αποζημίωση

i. Υπολογισμός εκτός έδρας ημερήσιας αποζημίωσης

Η ημερήσια εκτός έδρας αποζημίωση υπολογίζεται στο 1/30 των ακαθάριστων μηνιαίων αποδοχών του μετακινουμένου. Σε περίπτωση που δεν προσκομίζεται βεβαίωση αποδοχών, καταβάλλεται ποσό, μέχρι 50 Ευρώ ημερησίως, ως ημερήσια αποζημίωση. Αν ο δικαιούχος προσκομίσει βεβαίωση αποδοχών, από την οποία προκύπτει ότι το 1/30 των μηνιαίων αποδοχών του είναι μεγαλύτερο από 50 Ευρώ, καταβάλλεται ημερησίως ποσό, ίσο με το 1/30 των αποδοχών του, με ανώτατο όριο τα 100 Ευρώ.

Σε περίπτωση που καλύπτεται δαπάνη διαμονής σε ξενοδοχείο, με την προσκόμιση τιμολογίου ή παρέχεται στέγη, η ημερήσια εκτός έδρας αποζημίωση υπολογίζεται στο 1/60 των ακαθάριστων μηνιαίων αποδοχών του μετακινουμένου με ανώτατο όριο τα 50 Ευρώ. Σε περίπτωση που δεν προσκομίζεται βεβαίωση αποδοχών, καταβάλλεται ποσό μέχρι 25 Ευρώ ημερησίως, ως ημερήσια αποζημίωση.

Σε περίπτωση που η μετακίνηση εκτός έδρας γίνεται αυθημερόν, ο μετακινούμενος δικαιούται ημερήσια αποζημίωση, ίση με το 1/60 των μηνιαίων ακαθάριστων αποδοχών του και κατ’ανώτατο όριο τα 50 Ευρώ. Σε περίπτωση που δεν προσκομίσει βεβαίωση αποδοχών, η ημερήσια αποζημίωση είναι μέχρι 25 Ευρώ. Προϋπόθεση, για την καταβολή της ημερήσιας αποζημίωσης στις αυθημερόν μετακινήσεις, είναι η απόσταση του τόπου μετάβασης να υπερβαίνει τα 40 χλμ. ή η μετακίνηση να γίνεται στην νησιωτική Ελλάδα.

Για τις μετακινήσεις εσωτερικού και εξωτερικού, οι Ομότιμοι και οι αφυπηρετήσαντες καθηγητές, δύνανται να λαμβάνουν ημερήσια αποζημίωση, ίση με τον εν ενεργεία καθηγητή.

ii. Ασφαλιστική Κάλυψη μετακινουμένων

Οι μετακινούμενοι εκτός έδρας, για τις ανάγκες υλοποίησης των ερευνητικών έργων, πρέπει να έχουν ασφαλιστική κάλυψη.

iii. Ανώτατο όριο ημερών εκτός έδρας - ¬Παρακράτηση φόρου εισοδήματος

Η διαδικασία που περιγράφεται στις προηγούμενες παραγράφους i και ii, ισχύει, για εκτός έδρας μετακίνηση, μέχρι 45 ημέρες κατ’ ανώτατο όριο ετησίως.

Το όριο των 45 ημερών είναι δυνατόν να αλλάξει, σε περίπτωση που προβλέπεται διαφορετικά στην σύμβαση του ερευνητικού προγράμματος και μετά από έγκριση, από την Επιτροπή Ερευνών.

Σε όσους μετακινούνται, πέραν των 45 ημερών ετησίως, εφόσον δεν προσκομίζονται παραστατικά του Κ.Β.Σ. που να δικαιολογούν την δαπάνη, η εκτός έδρας αποζημίωση φορολογείται κατά το ήμισυ και δηλώνεται, ως αμοιβή, από εξαρτημένη εργασία.

Ενδεικτικά παραθέτουμε τα ακόλουθα παραδείγματα:

Η αποζημίωση μετακινουμένου για 55 ημέρες εκτός έδρας, ισούται με: 55 x 60 Ευρώ ημερησίως = 3.300 Ευρώ

- σε περίπτωση που ο μετακινούμενος δεν προσκομίσει παραστατικά, το ήμισυ της ημερήσιας αποζημίωσης που αντιστοιχεί στις 10 επιπλέον ημέρες, θα φορολογηθεί με συντελεστή 20%, δηλαδή 60 Ευρώ x 10 ημέρες = 600 Ευρώ x 50% x 20% = 60 Ευρώ (φόρος εισοδήματος). Άρα, ο μετακινούμενος θα λάβει συνολική εκτός έδρας αποζημίωση 3.000 Ευρώ [(45 ημέρες X 60 Ευρώ) + (10 ημέρες Χ 60 Ευρώ Χ 50%) = 2.700 + 300 = 3.000 Ευρώ] και, από τα υπόλοιπα 300 Ευρώ, θα παρακρατηθεί φόρος εισοδήματος 60 Ευρώ και θα τού χορηγηθεί ,από την υπηρεσία, βεβαίωση ότι έχει εισόδημα, από εξαρτημένη εργασία, ύψους 300 Ευρώ.

- σε περίπτωση που για τις επιπλέον 10 ημέρες, στις οποίες αντιστοιχεί ημερήσια αποζημίωση 600 Ευρώ, ο μετακινούμενος προσκομίσει δικαιολογητικά, ύψους 350 Ευρώ, τότε, το υπολειπόμενο ποσό των 250 Ευρώ (600 Ευρώ - 350 Ευρώ = 250 Ευρώ) θεωρείται εισόδημα και θα φορολογηθεί με συντελεστή 20%, δηλαδή, 250 Ευρώ x 20% = 50 Ευρώ (φόρος εισοδήματος).

Άρα, ο μετακινούμενος θα λάβει συνολική εκτός έδρας αποζημίωση 3.050 Ευρώ (45 ημέρες Χ 60 Ευρώ = 2.700 Ευρώ + 350 Ευρώ = 3.050 Ευρώ) και, από τα υπόλοιπα 250 Ευρώ, θα παρακρατηθεί φόρος εισοδήματος 50 Ευρώ και θα τού χορηγηθεί, από την υπηρεσία, βεβαίωση ότι έχει εισόδημα, από εξαρτημένη εργασία, 250 Ευρώ.

β) Έξοδα ξενοδοχείου

Για την διαμονή σε ξενοδοχείο, το ανώτερο δυνατό ποσό που μπορεί να καταβληθεί, είναι 130 Ευρώ ημερησίως, με την προσκόμιση Τιμολογίου Παροχής Υπηρεσιών του ξενοδοχείου. Σε περίπτωση υπέρβασης, απαιτείται αιτιολογημένη εισήγηση του επιστημονικού υπευθύνου.

Για την πληρωμή της διαμονής ή της ημερήσιας αποζημίωσης, απαιτείται φωτοτυπία των αποδεικτικών μετακίνησης (των εισιτηρίων ή των καρτών επιβίβασης, για την αεροπορικώς μετακίνηση).

γ) Δαπάνη μετακίνησης

Για την καταβολή της δαπάνης μετακίνησης, είναι απαραίτητη η προσκόμιση του σώματος των εισιτηρίων. Σε περίπτωση που η μετακίνηση γίνεται αεροπορικώς, θα προσκομίζονται επίσης :

  • Πρωτότυπη απόδειξη πώλησης εισιτηρίου, εκδοθείσα στα στοιχεία του Ε.Λ.Κ.Ε. Εφόσον δεν αποδεικνύεται, από την απόδειξη πώλησης, ο τρόπος πληρωμής, προσκομίζεται απόδειξη καταβολής αντιτίμου εισιτηρίων στα στοιχεία του Ε.Λ.Κ.Ε. Σε περίπτωση που η πληρωμή έχει γίνει με πιστωτική κάρτα, προσκομίζονται είτε το αντίγραφο της συναλλαγής είτε αντίγραφο τραπεζικού λογαριασμού της συγκεκριμένης πιστωτικής κάρτας, με την οποία έγινε η συναλλαγή.
  • Ηλεκτρονική κράτηση εισιτηρίου
  • Κάρτες επιβίβασης, πρωτότυπες ή ηλεκτρονικές.

Σε περίπτωση που η μετακίνηση έγινε με Ι.Χ. αυτοκίνητο, καταβάλλονται 0,40 Ευρώ/χιλιόμετρο και προσκομίζονται :
i. Υπεύθυνη Δήλωση του κατόχου του Ι.Χ. αυτοκινήτου ότι το χρησιμοποίησε, για τις ανάγκες του ερευνητικού προγράμματος. Στην δήλωση θα αναφέρεται ο αριθμός κυκλοφορίας του αυτοκινήτου.
ii. Αποδεικτικό, για την χιλιομετρική απόσταση του τόπου μετάβασης, από τον τόπο προέλευσης.
iii. Αποδείξεις διοδίων, σε περίπτωση χρήσης εθνικής οδού.

Σημειώνεται ότι, σε περίπτωση που η μετακίνηση μπορεί να πραγματοποιηθεί αεροπορικώς, το ποσό της χιλιομετρικής αποζημίωσης δεν πρέπει να υπερβαίνει το αντίτιμο του αντίστοιχου αεροπορικού εισιτηρίου, εκτός αν γίνεται ομαδική μετακίνηση ή μεταφέρονται με το όχημα όργανα και λοιπός εξοπλισμός.

Στο πλαίσιο ερευνητικών προγραμμάτων, τα οποία παρουσιάζουν ιδιαιτερότητες, λόγω της πραγματοποίησής τους εκτός των εργαστηρίων και των χώρων του Πανεπιστημίου, και δεν είναι δυνατόν να ακολουθήσουν τις ανωτέρω οδηγίες (π.χ. προγράμματα Γεωλογίας, Αρχαιολογίας, Κλιματολογίας κ.λπ.), η καταβολή της εκτός έδρας και της χιλιομετρικής αποζημίωσης γίνεται, ύστερα από αιτιολογημένη εισήγηση του Επιστημονικού Υπευθύνου . Ελλείψει άλλων παραστατικών στοιχείων, η υποβολή έκθεσης πεπραγμένων η οποία προσυπογράφεται, από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο και τον δικαιούχο, αποτελεί ισχυρό στοιχείο απόδειξης της μετακίνησης.

2) Μετακινήσεις εξωτερικού

Στους μετακινούμενους στο εξωτερικό καταβάλλεται ημερήσια εκτός έδρας αποζημίωση, έξοδα ξενοδοχείου, καθώς και δαπάνη εισιτηρίων.

Πιο αναλυτικά :

α) Ημερήσια εκτός έδρας αποζημίωση

Η ημερήσια εκτός έδρας αποζημίωση, για μετακινήσεις στο εξωτερικό, ορίζεται, μέχρι 105 ευρώ ημερησίως, για τα μέλη Δ.Ε.Π. και μέχρι 70 ευρώ, για τους λοιπούς συνεργάτες.

Το ανώτατο όριο ημερών εκτός έδρας – παρακράτηση φόρου εισοδήματος, που περιγράφεται στις μετακινήσεις εσωτερικού, ισχύει και για την εκτός έδρας μετακίνηση στο εξωτερικό.

β) 'Έξοδα ξενοδοχείου

Για την κάλυψη εξόδων ξενοδοχείου στο εξωτερικό, καταβάλλονται μέχρι 170 Ευρώ ημερησίως, με την προσκόμιση τιμολογίου.

Σε περίπτωση υπέρβασης των 170 Ευρώ, είναι απαραίτητη η αιτιολόγηση της επιλογής του ξενοδοχείου, από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο.

γ) Δαπάνη μετακίνησης

Για την καταβολή της δαπάνης μετακίνησης, απαιτούνται όσα και για την δαπάνη μετακίνησης εσωτερικού.

Οι αποδείξεις πώλησης αεροπορικών εισιτηρίων από το εξωτερικό, μπορεί να εκδίδονται και στο όνομα του δικαιούχου.

3) Κάλυψη εξόδων προσκεκλημένων, από το εξωτερικό

Στους προσκεκλημένους από το εξωτερικό, για τις ανάγκες των ερευνητικών προγραμμάτων, καταβάλλονται :

α) δαπάνη εισιτηρίων β) δαπάνη ξενοδοχείου και γ) ημερήσια αποζημίωση μέχρι 120 Ευρώ, εκτός αν προβλέπεται διαφορετικά, στα πλαίσια συμβατικών υποχρεώσεων.

Για την καταβολή των ανωτέρω, συμπληρώνεται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο, ημερολόγιο κίνησης, όπου δηλώνεται η σχέση του προσκεκλημένου με το πρόγραμμα, και προσκομίζονται απόδειξη είσπραξης της ημερήσιας αποζημίωσης υπογεγραμμένη από τον επισκέπτη, καθώς και φωτοτυπία της ταυτότητας ή του διαβατηρίου του. Σε περίπτωση που δεν καλύπτεται δαπάνη εισιτηρίου, απαραίτητη, για την κάλυψη ημερήσιας αποζημίωσης, είναι η προσκόμιση φωτοτυπίας του εισιτηρίου.

Σημ.: Τα παραπάνω ποσά είναι δυνατόν να αναπροσαρμόζονται, μετά από αιτιολογημένη εισήγηση του Επιστημονικού Υπευθύνου και σχετική απόφαση της Επιτροπής Ερευνών, η οποία λαμβάνει υπόψη τις ιδιομορφίες κάθε προγράμματος.