ΕΚΠΑ - ΕΛΚΕ

Δικαιολογητικά δαπανών

α. Στοιχεία του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων

Για την δικαιολόγηση κάθε δαπάνης, απαιτούνται πρωτότυπα στοιχεία του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων (Τιμολόγιο / Τιμολόγιο - Δελτίο Αποστολής / Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών / Δελτίο Αποστολής κ.λπ.), τα οποία πρέπει να εκδίδονται στα ακόλουθα στοιχεία :

ΕΘΝΙΚΟ ΚΑΙ ΚΑΠΟΔΙΣΤΡΙΑΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΘΗΝΩΝ
ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ

(συντομογρ. : Ε.Κ.Π.Α. / Ε.Λ.Κ.Ε.)
Χρήστου Λαδά 6 Αθήνα, 105 61
Α.Φ.Μ. 090145420, Δ' ΔΟΥ Αθηνών

NATIONAL AND ΚAPODISTRIAN UNIVERSITY OF ATHENS
SPECIAL ACCOUNT FOR RESEARCH GRANTS

(συντομογρ. : UoA / S.A.R.G.)
6 Chr. Lada str., 105 61 Athens
VAT Reg. Νο EL 090145420

Σημειώνουμε ότι, επί των τιμολογίων, καλό είναι να αναγράφεται το όνομα του Επιστημονικού Υπευθύνου και ο Κωδικός Αριθμός της Έρευνας, ιδιαίτερα στα τιμολόγια επί πιστώσει και στα τιμολόγια εξωτερικού.

Φορολογικά στοιχεία καθαρής αξίας άνω των 150 ευρώ, θα εκδίδονται επί πιστώσει και η πληρωμή τους θα γίνεται μέσω του Ε.Λ.Κ.Ε.

Τα τιμολόγια από ξενοδοχείο του εξωτερικού είναι δυνατόν να εκδίδονται στο όνομα του δικαιούχου.

Τα τιμολόγια ενοικίασης αυτοκινήτου εκδίδονται στο όνομα του δικαιούχου-χρήστη.

Τα παραστατικά του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων πρέπει να υποβάλλονται στην Γραμματεία Επιτροπής Ερευνών, για την έγκαιρη λογιστική τακτοποίησή τους, το αργότερο μέσα στο πρώτο δεκαήμερο του μήνα που ακολουθεί την έκδοσή τους.

β. Κατάσταση πραγματοποιηθεισών δαπανών

Τα πρωτότυπα παραστατικά επισυνάπτονται στην κατάσταση πραγματοποιηθεισών δαπανών, όπου βεβαιώνεται ότι εκτελέστηκαν οι εργασίες ή παραλήφθηκαν οι προμήθειες που αναγράφονται.

γ. Πρακτικό καλής λειτουργίας του εξοπλισμού ή καλής κατάστασης των υλικών ή καλής εκτέλεσης των εργασιών (δαπάνη άνω των 5.870 Ευρώ)

Σε περίπτωση προμήθειας αναλώσιμων ή μη αναλώσιμων υλικών άνω των 5.870 Ευρώ, απαιτείται, εκτός από την κατάσταση πραγματοποιηθεισών δαπανών, πρακτικό καλής λειτουργίας του εξοπλισμού ή καλής κατάστασης των υλικών ή καλής εκτέλεσης των εργασιών, υπογεγραμμένο, από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο ή Τριμελή Επιτροπή, για ποσά άνω των 60.000 Ευρώ.

δ. Απόδειξη χρέωσης υλικού στο κτηματολόγιο

Για την προμήθεια μη αναλώσιμων υλικών, πρέπει να επισυνάπτεται στις καταστάσεις πραγματοποιηθεισών δαπανών, εκτός των άλλων δικαιολογητικών, η τριπλότυπη απόδειξη χρέωσης υλικού στο κτηματολόγιο , υπογεγραμμένη, από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο και τον υπόλογο του κτηματολογίου.

Η χρέωση του υλικού μπορεί να γίνει είτε στις ειδικές αποδείξεις χρέωσης υλικού που παρέχονται, από την Γραμματεία Επιτροπής Ερευνών, και, μετά την ολοκλήρωση του ερευνητικού προγράμματος, χρεώνεται στο κτηματολόγιο του Πανεπιστημίου, είτε απευθείας στο κτηματολόγιο του Πανεπιστημίου, εφόσον κριθεί ότι αυτό δεν παρακωλύει το έργο του Επιστημονικού Υπευθύνου και της ερευνητικής ομάδας.

Τα μη αναλώσιμα υλικά, των οποίων η προμήθεια πραγματοποιείται, για τις ανάγκες εκτέλεσης ερευνητικών και επιμορφωτικών και λοιπών προγραμμάτων και σε βάρος των πιστώσεων του Ειδικού Λογαριασμού, καταγράφονται από την Γραμματεία Επιτροπής Ερευνών σε ειδικό κτηματολόγιο (βιβλίο διακίνησης υλικού).

Τα παραπάνω υλικά παραμένουν και μετά το τέλος του Προγράμματος, στους χώρους όπου πραγματοποιείται το πρόγραμμα και εργάζεται ο Επιστημονικός Yπεύθυνος και η ερευνητική ομάδα (εργαστήρια - σπουδαστήρια - κλινικές - βιβλιοθήκες κ.λπ.), εκτός αν υπάρχει διαφορετική δέσμευση που απορρέει από την σύμβαση.

Πάγια (μη αναλώσιμα υλικά) αξίας μικρότερης των 50 Ευρώ, καταχωρίζονται στα έξοδα (ΚΑ64.08.99 υλικά άμεσης ανάλωσης), σύμφωνα με απόφαση του Πρυτανικού Συμβουλίου. Από την περίπτωση αυτή, εξαιρούνται τα έπιπλα, που πρέπει να καταχωρίζονται στο μητρώο παγίων, π.χ. καρέκλες που η αξία της καθεμίας μπορεί να είναι μικρότερη των 50 Ευρώ.

Οι επιτροπές σύνταξης προδιαγραφών για προμήθειες μέχρι 60.000 Ευρώ πλέον Φ.Π.Α. ορίζονται, από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο και αποτελούνται από μέλη του Πανεπιστημίου ή μέλη της ερευνητικής του ομάδας, ενώ, από 60.001 Ευρώ, πλέον Φ.Π.Α. και άνω, ορίζονται από την Επιτροπή Ερευνών, μετά από εισήγηση του επιστημονικού υπευθύνου.

Οι επιτροπές αξιολόγησης προσφορών, παραλαβής και καλής λειτουργίας κ.λπ., ορίζονται από την Επιτροπή Ερευνών.

Στις προμήθειες γίνεται παρακράτηση υπέρ του Μ.Τ.Π.Υ., όπου απαιτείται.

ε. Ειδικά θέματα

i. Ηλεκτρονική τιμολόγηση και έκδοση ηλεκτρονικής Απόδειξης Πώλησης Εισιτηρίων (ΑΠΕ), από αεροπορικές εταιρείες

Σε περίπτωση προμήθειας ή παροχής υπηρεσιών, κατά την οποία η εταιρεία τιμολογεί αποκλειστικά ηλεκτρονικά, μαζί με τα παραστατικά που πρέπει να προσκομίζονται στο λογιστήριο του Ειδικού Λογαριασμού, απαιτείται :

α) σε περίπτωση ηλεκτρονικής τιμολόγησης από επιτηδευματία απαιτείται:
1. η απευθείας αποστολή του ηλεκτρονικού τιμολογίου (αρχείο pdf), από τον εκδότη, στο email του Ειδικού Λογαριασμού. Μαζί με το ανωτέρω τιμολόγιο (αρχείο pdf), αποστέλλονται υποχρεωτικά, το ηλεκτρονικό αρχείο των δεδομένων του τιμολογίου, αρχείο τύπου «...a.txt», καθώς και το ηλεκτρονικό αρχείο της ψηφιακής σήμανσης αρχείο τύπου «...b.txt»
2. η προσκόμιση των ανωτέρω αρχείων σε έντυπη μορφή, μαζί με τα υπόλοιπα παραστατικά της δαπάνης (εκτυπωμένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο (αρχείο pdf) και τα ηλεκτρονικά αρχεία των δεδομένων του τιμολογίου τύπου «...a.txt» και ψηφιακής σήμανσης τύπου «...b.txt»).

β) σε περίπτωση έκδοσης ηλεκτρονικής Απόδειξης Πώλησης Εισιτηρίων (ΑΠΕ), από αεροπορικές εταιρείες, απαιτείται:
1. η απευθείας αποστολή, από τον εκδότη, με email στον Ειδικό Λογαριασμό, της προαναφερόμενης ΑΠΕ (αρχείο pdf), μαζί με το ηλεκτρονικό αρχείο των δεδομένων του τιμολογίου αρχείο τύπου «...a.txt», καθώς και το ηλεκτρονικό αρχείο της ψηφιακής σήμανσης αρχείο τύπου «...b.txt».
2. η προσκόμιση στο λογιστήριο του Ειδικού Λογαριασμού σε έντυπη μορφή, των ανωτέρω αρχείων (εκτυπωμένη ηλεκτρονική ΑΠΕ (αρχείο pdf) και τα ηλεκτρονικά αρχεία των δεδομένων του τιμολογίου τύπου «...a.txt» και ψηφιακής σήμανσης τύπου «...b.txt»).

ii. Ηλεκτρονικές κρατήσεις αεροπορικών εισιτηρίων / ηλεκτρονικό εισιτήριο και ηλεκτρονικό check – in

Με την επέκταση της χρήσης του διαδικτύου, διενεργούνται ηλεκτρονικές κρατήσεις που αντικαθιστούν το σώμα του εισιτηρίου, απαραίτητο, για την κάλυψη της δαπάνης και επιπλέον, μέσω του διαδικτύου, παρέχεται δυνατότητα έκδοσης και της κάρτας επιβίβασης.

Η ανωτέρω διαδικασία, δεν καλύπτεται με σχετικές διατάξεις του Κ.Β.Σ. και για τον λόγο αυτό, έχει τεθεί ερώτημα στο Υπ. Οικονομικών το οποίο δεν έχει απαντηθεί.

Τα ανωτέρω παραστατικά δεν επαρκούν, για την αναγνώριση της δαπάνης, τόσο από πλευράς Ευρωπαϊκής Ένωσης όσο και από πλευράς Φορολογικής Αρχής, δεδομένου ότι η ηλεκτρονική κράτηση ή η ηλεκτρονική κάρτα επιβίβασης δεν αποδεικνύουν την πραγματοποίηση του ταξιδιού και η καταβολή, μέσω πιστωτικής κάρτας, δεν αποτελεί παραστατικό δαπάνης.

Έτσι, μέχρις ότου υπάρξει απάντηση από το Υπουργείο Οικονομικών, για την αναγνώριση της δαπάνης, κρίνεται απαραίτητο, να προσκομίζονται εκτός των άλλων παραστατικών:
α) σε περίπτωση που η κράτηση γίνεται ηλεκτρονικά ή με e-ticket, αλλά το check-in γίνεται αυτοπροσώπως στο αεροδρόμιο, είναι απαραίτητο να προσκομίζονται η ηλεκτρονική κράτηση / εισιτήριο και οι πρωτότυπες κάρτες επιβίβασης.
β) σε περίπτωση που η κράτηση και το check-in γίνονται ηλεκτρονικά, είναι απαραίτητο να προσκομίζονται η ηλεκτρονική κράτηση / εισιτήριο, οι ηλεκτρονικές κάρτες επιβίβασης (boarding pass) και, σε περίπτωση αποσκευών, η αντίστοιχη απόδειξη των αποσκευών (baggage identification tag – αυτοκόλλητο απόκομμα).

Επισημαίνεται ότι η κράτηση, αναγκαστικά, θα γίνεται στο όνομα του δικαιούχου.

iii. Διαμονή σε Ξενοδοχείο

Ανεξάρτητα από τον τρόπο κράτησης για την διαμονή σε ξενοδοχείο (ηλεκτρονικά ή τηλεφωνικά κ.λπ.), για την αναγνώριση της δαπάνης θα πρέπει να εκδίδεται και να υποβάλλεται στις υπηρεσίες του Ε.Λ.Κ..Ε. το Τιμολόγιο ή η Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών του Ξενοδοχείου, στο οποίο θα περιλαμβάνεται το σύνολο της δαπάνης, καθώς και τα αποδεικτικά στοιχεία, για την καταβολή του αντίστοιχου ποσού (πιστωτική κάρτα κ.λπ.).

Τα αποδεικτικά πληρωμής της συνολικής οφειλής στο Ξενοδοχείου, μέσω πιστωτικής κάρτας ή μέρους της οφειλής ως προκαταβολή, αποδεικνύουν την εξόφληση της δαπάνης και δεν είναι επιτρεπτό από πλευράς Κ.Β.Σ. να υποκαταστήσουν το νόμιμο παραστατικό ( Τιμολόγιο ή Α.Π.Υ.).

iv. Προμήθεια προϊόντων, μέσω διαδικτύου

Για τις αγορές προϊόντων, μέσω διαδικτύου, θα πρέπει να λαμβάνεται το νόμιμο παραστατικό και ασφαλώς η παράδοση των προϊόντων θα πρέπει να συνοδεύεται, με το σχετικό παραστατικό διακίνησης (Δελτίο Αποστολής).

Όταν η πληρωμή των ανωτέρω δαπανών έχει καλυφθεί, μέσω πιστωτικής κάρτας, θα πρέπει να προσκομίζεται, πλέον των ανωτέρω, παραστατικό που αποδεικνύει τον τρόπο πληρωμής, μέσω πιστωτικής κάρτας.

Σε κάθε περίπτωση, για την έκδοση ηλεκτρονικών στοιχείων ισχύουν τα προβλεπόμενα, από τον Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων, όπως αυτός ισχύει ή τροποποιείται κάθε φορά, από το Υπουργείο Οικονομίας και Οικονομικών.

Σημείωση : τα ποσά που αναφέρονται στις ανωτέρω οδηγίες διαχείρισης, αναπροσαρμόζονται με αποφάσεις της Επιτροπής Ερευνών, ώστε να ανταποκρίνονται στις πραγματικές ανάγκες των ερευνητικών προγραμμάτων.

Από τις παραπάνω Οδηγίες, μπορεί να γίνει παρέκκλιση, λόγω συμβατικών υποχρεώσεων, υπό την προϋπόθεση ότι αυτές οι υποχρεώσεις έχουν εγκριθεί, από την Επιτροπή Ερευνών, προ της υπογραφής της σύμβασης.