Παρουσίαση Τμημάτων

Το Τμήμα Σχεδιασμού & Προμηθειών είναι αρμόδιο, ιδίως :

α) για τον σχεδιασμό ενεργειών μέσω της συλλογής δεδομένων από το πληροφοριακό σύστημα του φορέα και μετά από την απαιτούμενη επεξεργασία αυτών με σκοπό την υποστήριξη της διαδικασίας λήψης αποφάσεων από τα αρμόδια όργανα καθώς επίσης και την χορήγηση στατιστικών στοιχείων της Υπηρεσίας προς τους αρμόδιους φορείς και,

β) για την υποστήριξη και υλοποίηση της διαδικασίας προμηθειών ομοειδών προϊόντων ή ανάθεσης ομοειδών υπηρεσιών σε εξωτερικούς φορείς για την κάλυψη των αναγκών του Ε.Λ.Κ.Ε. και των έργων.

Ειδικότερα το Τμήμα Σχεδιασμού & Προμηθειών θα:

• Καταγράφει τις ανάγκες για την προμήθεια των γενικών λειτουργικών αναγκών του Ε.Λ.Κ.Ε. (π.χ. προμήθεια εξοπλισμού, αναλωσίμων κ.λπ.),
• Συνεργάζεται με τους Επιστημονικούς Υπευθύνους και με τους χειριστές των έργων στον Ε.Λ.Κ.Ε. για την σύνταξη των προκηρύξεων στο πλαίσιο της υλοποίησης των έργων,
• Παρακολουθεί την κείμενη εθνική και κοινοτική νομοθεσία για τις δημόσιες συμβάσεις και ενημερώνει την Πανεπιστημιακή Κοινότητα σχετικά,
• Εφαρμόζει όλες τις προβλεπόμενες διαδικασίες για την υλοποίηση των προμηθειών τόσο για την κάλυψη των αναγκών του Ε.Λ.Κ.Ε. όσο και των έργων,
• Ελέγχει τις προς υπογραφή συμβάσεις προμηθειών/ανάθεσης υπηρεσιών,
• Τηρεί το αρχείο των εγγυητικών επιστολών και,
• Παρακολουθεί την υλοποίηση των συμβάσεων προμηθειών/ανάθεσης υπηρεσιών που καλύπτουν τις γενικές λειτουργικές ανάγκες του Ε.Λ.Κ.Ε.

και θα αναλαμβάνει κάθε άλλη σχετική ή συναφή αρμοδιότητα προς τα ανωτέρω.

Το Τμήμα Στήριξης Έργων είναι αρμόδιο και ιδίως :

• Συνεργάζεται με τους εν δυνάμει Επιστημονικούς Υπευθύνους για την διαδικασία Υποστήριξης Σύνταξης, Έγκρισης και Υποβολής Πρότασης,
• Παρέχει στους Επιστημονικούς Υπευθύνους οποιαδήποτε βοήθεια και πληροφορία χρειαστούν κυρίως σε διοικητικά και οικονομικά θέματα για την έγκυρη και έγκαιρη κατάρτιση της πρότασης ή/και του Τεχνικού Δελτίου,
• Συνεργάζεται με τους Επιστημονικούς Υπευθύνους και τους συνεργάτες τους για θέματα των έργων που διαχειρίζονται,
• Ελέγχει και διενεργεί τις διαδικασίες επιλογής απασχόλησης προσωπικού (π.χ. προκηρύξεων, πρακτικών κ.λπ.) των έργων,
• Ελέγχει την νομιμότητα της μεθοδολογίας επιλογής των ωφελουμένων ανάλογα με τις ανάγκες του εκάστοτε έργου,
• Ελέγχει τις εντολές πληρωμής και τις συμβάσεις ως προς την επιλεξιμότητα,
• Είναι αρμόδιο για τον σχεδιασμό και την παρακολούθηση της ωρίμασης των έργων, την παρακολούθηση τόσο του φυσικού όσο και του οικονομικού αντικειμένου των έργων, την διαχείριση των προβλημάτων και αλλαγών στα έργα, την επικοινωνία και ενημέρωση των Φορέων Χρηματοδότησης / Διαχειριστικών Αρχών και την τήρηση των υποχρεώσεων του φορέα ως προς αυτούς,
• Συντάσσει τους οικονομικούς απολογισμούς ευρωπαϊκών και άλλων έργων,
• Παρακολουθεί την υλοποίηση των συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών και,
• Παρακολουθεί την συμμετοχή του Φορέα σε διάφορες βάσεις δεδομένων απαραίτητων για την υλοποίηση των έργων.

και αναλαμβάνει κάθε άλλη σχετική ή συναφή αρμοδιότητα προς τα ανωτέρω.

Το Τμήμα Επικοινωνίας, Προβολής & Ποιότητας Υπηρεσιών είναι αρμόδιο, ιδίως:

• για την λειτουργία Help Desk για την εξυπηρέτηση των συναλλασσόμενων με τον Ε.Λ.Κ.Ε.,
• Ενημερώνει τα μέλη Δ.Ε.Π. του Ιδρύματος σχετικά με τη δυνατότητα συμμετοχής τους σε προκηρύξεις - προσκλήσεις ενδιαφέροντος για τη χρηματοδότηση ερευνητικών και αναπτυξιακών έργων, μελετών κ.λπ., μέσω ηλεκτρονικών μηνυμάτων καθώς επίσης και μέσω της ιστοσελίδας του Ε.Λ.Κ.Ε.,
• Ενημερώνει την Πανεπιστημιακή Κοινότητα και το ευρύτερο κοινό για το έργο του Ε.Λ.Κ.Ε. με την ανάληψη δράσεων δημοσιότητας (ημερίδες, έντυπα, ιστοσελίδα κ.λπ.),
• Υποστηρίζει διάφορες ενέργειες προβολής και δημοσιότητας όλων των έργων. Ειδικότερα, για τα έργα Ε.Σ.Π.Α. ενημερώνει όλους τους εμπλεκόμενους για τις υποχρεώσεις δημοσιότητας στο πλαίσιο των έργων, συντονίζει τις ενέργειες προβολής και δημοσιότητας όλων των έργων κ.λπ.,
• Συνεργάζεται με όλα τα Τμήματα του Ε.Λ.Κ.Ε. για την ενημέρωση της ιστοσελίδας του Ε.Λ.Κ.Ε.,
• Εφαρμόζει την πολιτική ποιότητας του Ε.Λ.Κ.Ε.,
• Συντονίζει όλες τις δραστηριότητες του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας και είναι αρμόδιο για την διενέργεια των ετήσιων επιθεωρήσεων από τον Φορέα Πιστοποίησης προκειμένου να γίνεται η ανανέωση της πιστοποίησης της Υπηρεσίας βάσει του προτύπου ISO 9001. Ενδεικτικά:
  • Εφαρμόζει διαδικασίες αξιολόγησης προσωπικού και διαδικασίες αξιολόγησης των παρεχόμενων υπηρεσιών από τους αποδέκτες αυτών,
  • Διενεργεί εσωτερικό έλεγχο στις διαδικασίες λειτουργίας και εφαρμογής του Ε.Λ.Κ.Ε.,
  • Εισηγείται για διάφορα θέματα σχετικά με τις εφαρμοζόμενες διαδικασίες και πρακτικές,
  • Παρακολουθεί και προτείνει σχετικά επιμορφωτικά σεμινάρια για την εκπαίδευση των στελεχών του Ε.Λ.Κ.Ε.

και αναλαμβάνει κάθε άλλη σχετική ή συναφή αρμοδιότητα προς τα ανωτέρω.

Το Τμήμα Πληροφοριακών Συστημάτων είναι αρμόδιο ιδίως για την:

• Ανάπτυξη του λογισμικού για τις ανάγκες του Ε.Λ.Κ.Ε.,
• Εγκατάσταση, παραμετροποίηση των εξυπηρετητών (Servers) της Υπηρεσίας,
• Τεχνική και Λειτουργική Υποστήριξη των πληροφοριακών συστημάτων του Ε.Λ.Κ.Ε.,
• Έλεγχος και εκπόνηση προτάσεων αναβάθμισης του τεχνολογικού εξοπλισμού του Ε.Λ.Κ.Ε.,
• Ανάπτυξη και ενημέρωση της Ιστοσελίδας, καθώς και της εφαρμογής ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Ε.Λ.Κ.Ε.,
• Υποστήριξη των χρηστών,
• Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων και,
• Τήρηση αντιγράφων ασφαλείας.

και για κάθε άλλη σχετική ή συναφή αρμοδιότητα προς τα ανωτέρω.

Το Τμήμα Γραμματείας είναι αρμόδιο, ιδίως για:

• Τη διαχείριση των εισερχομένων και εξερχόμενων εγγράφων, την πρωτοκόλληση, την σάρωση και την αρχειοθέτησή τους,
• Την τήρηση και αρχειοθέτηση του έντυπου και ηλεκτρονικού αρχείου της Υπηρεσίας,
• Την συμμετοχή στην διαδικασία επιλογής για την απασχόληση στελεχών στον Ε.Λ.Κ.Ε.,
• Την τήρηση του μητρώου προσωπικού του Ε.Λ.Κ.Ε.,
• Την συγκέντρωση θεμάτων προς συζήτηση στην συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών,
• Την σύνταξη της Ημερήσιας Διάταξης των συνεδριάσεων της Επιτροπής Ερευνών,
• Tην σύνταξη και τήρηση αρχείου των πρακτικών με τις αποφάσεις όλων των συνεδριάσεων,
• Tο άνοιγμα του κωδικού αριθμού έργου,
• Tην τήρηση κεντρικών αρχείων της Υπηρεσίας,
• Tην παρακολούθηση της ροής εργασιών των Τμημάτων,
• Tην υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών σε πάσης φύσεως ζητήματα του Ε.Λ.Κ.Ε. (οικονομικά, νομικά κ.λπ.),
• Tην συνεργασία με το Δικαστικό Τμήμα του Πανεπιστημίου Αθηνών για δικαστικές υποθέσεις που αφορούν στον Ε.Λ.Κ.Ε. ή/και στην άσκηση ένδικων μέσων,
• Την παροχή νομικών συμβουλευτικών υπηρεσιών στους Επιστημονικούς Υπευθύνους σε θέματα διαχείρισης των έργων.

και για κάθε άλλη σχετική ή συναφή αρμοδιότητα προς τα ανωτέρω.

Το Τμήμα Εσόδων είναι αρμόδιο για τις εισπράξεις από τους Φορείς Χρηματοδότησης / Διαχειριστικές Αρχές σε υλοποίηση των συμβατικών τους υποχρεώσεων και ιδίως για:

• Την έκδοση των νόμιμων παραστατικών, ανάλογα με την περίπτωση (Γραμμάτιο Είσπραξης, Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών, Τιμολόγιο Επιχορήγησης, Τιμολόγιο Εξωτερικού (invoice) κ.λπ.),
• Τον έλεγχο και την διαχείριση μπλοκ αποδείξεων,
• Την χορήγηση της Βεβαίωσης Ειδικότητας για τα μέλη Δ.Ε.Π. (προκειμένου να γίνει έναρξη ελευθέριου επαγγέλματος στην αρμόδια Δ.Ο.Υ.),
• Τον έλεγχο και την έκδοση συμψηφιστικών δελτίων,
• Την διαδικασία για την έκδοση εγγυητικών επιστολών,
• Τον έλεγχο και την σύνταξη εμβασμάτων, ενώ συγκεντρώνει και αναλαμβάνει την αποστολή επιταγών σε αλλά Α.Ε.Ι. και Τ.Ε.Ι.,
• Την διενέργεια του οικονομικού ελέγχου των επιταγών που εκδίδει ο Ειδικός Λογαριασμός και των επιταγών που εξοφλούνται από τις συνεργαζόμενες τράπεζες,
• Την υποστήριξη σε διοικητικά και σε οικονομικά θέματα των Πανεπιστημιακών Μονάδων/Εργαστηρίων παροχής υγείας,
• Τον έλεγχο της νομιμότητας των συμβάσεων χρηματοδοτών (π.χ. δωρεών, τιμητικών αμοιβών κ.λπ.) και την παρακολούθηση της υλοποίησής τους,
• Την παρακολούθηση της είσπραξης των εσόδων από τους Φορείς Χρηματοδότησης.

και για κάθε άλλη σχετική ή συναφή αρμοδιότητα προς τα ανωτέρω.

Το Τμήμα Λογιστηρίου & Ανθρωπίνων Πόρων είναι αρμόδιο, ιδίως για:

• τον έλεγχο της νομιμότητας των συμβάσεων απασχόλησης προσωπικού, την καταχώρισή τους στο πληροφοριακό σύστημα του φορέα και την εφαρμογή όλων των προβλεπόμενων διαδικασιών για την εκτέλεσή τους,
• την λογιστική παρακολούθηση όλων των οικονομικών συναλλαγών της Υπηρεσίας, εκτός των εσόδων,
• τον έλεγχο της νομιμότητας και της κανονικότητας των δαπανών,
• τον έλεγχο και έκδοση των ενταλμάτων πληρωμής,
• τον έλεγχο και έκδοση των συμψηφιστικών δελτίων,
• τον έλεγχο και διεκπεραίωση ταμειακών διευκολύνσεων και κινήσεων,
• την καταχώριση των λογιστικών εγγραφών,
• την παρακολούθηση των φορολογικών και ασφαλιστικών υποχρεώσεων του φορέα και των ενσήμων,
• την τήρηση των βιβλίων,
• την έκδοση βεβαιώσεων (π.χ. προϋπηρεσίας, αποδοχών κ.λπ.),
• την διενέργεια πληρωμών,
• την ενημέρωση και έκδοση αναλυτικών λογιστικών καταστάσεων (προς τους Επιστημονικούς Υπευθύνους, τους Φορείς Χρηματοδότησης, τα Ασφαλιστικά ταμεία, την Δ.Ο.Υ. κ.λπ.),
• την κατάρτιση Ισολογισμού και Κατάστασης Αποτελεσμάτων Χρήσης σε συνεργασία με το τμήμα Εσόδων,
• την κατάρτιση του Προϋπολογισμού-Απολογισμού του Ε.Λ.Κ.Ε. στο πλαίσιο των υποχρεώσεων προς το Γενικό Λογιστήριο του κράτους σε συνεργασία με το τμήμα Εσόδων,
• την επικοινωνία και συνεργασία με δημόσιους οικονομικούς φορείς για διάφορα οικονομικά θέματα και,
• την παρακολούθηση, ενημέρωση και τήρηση της σχετικής νομοθεσίας.

και για κάθε άλλη σχετική ή συναφή αρμοδιότητα προς τα ανωτέρω.